Hausmeisterkosten in der Betriebskostenabrechnung: Was ist umlagefähig?

Hausmeisterkosten gehören zu den häufigsten Streitpunkten in Betriebskostenabrechnungen. Der Grund liegt selten in der Höhe, sondern in der Abgrenzung: Nicht jede Tätigkeit eines Hauswarts darf auf die Mieter umgelegt werden.

Die gesetzliche Grundlage

Umlagefähig sind Betriebskosten nach § 2 Betriebskostenverordnung. Für den Hauswart gilt Nummer 14: Umlagefähig sind die Kosten für Arbeiten, die der laufenden Bewirtschaftung des Gebäudes dienen.

Ausdrücklich ausgenommen sind Kosten für Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen und Verwaltung. Übernimmt der Hauswart solche Aufgaben, muss der darauf entfallende Anteil aus der Umlage herausgerechnet werden.

Umlagefähig sind typischerweise

• Kontrollgänge und Objektbegehungen
• Bereitstellung und Rückführung der Mülltonnen, Sauberhaltung des Standplatzes
• Reinigung der Gemeinschaftsflächen, sofern nicht separat als Reinigungskosten abgerechnet
• Pflege der Außenanlagen im laufenden Turnus
• Winterdienst, sofern nicht separat ausgewiesen
• Überwachung der Hausordnung
• Beobachtung der technischen Anlagen ohne Eingriff

Nicht umlagefähig sind

• Reparaturen jeder Art, auch Kleinreparaturen
• Austausch defekter Bauteile
• Wohnungsabnahmen und Wohnungsübergaben
• Ablesung und Abrechnung von Verbrauchswerten
• Beauftragung und Überwachung von Handwerkern
• Schriftverkehr mit Mietern und Behörden

Warum die Leistungsbeschreibung entscheidet

Enthält der Hausmeistervertrag eine Pauschale ohne Aufschlüsselung, entsteht ein praktisches Problem: Der Vermieter muss darlegen, welcher Anteil auf umlagefähige Tätigkeiten entfällt. Gelingt das nicht, kann die gesamte Position angreifbar sein.

Sinnvoll ist deshalb eine vertragliche Trennung der Leistungen bereits im Dienstleistungsvertrag – etwa zwischen dem Hauswartservice und Aufgaben der kaufmännischen Verwaltung –, sodass die Abrechnung ohne Schätzung erfolgen kann.

Der Umgang mit Mischtätigkeiten

Lassen sich einzelne Tätigkeiten nicht sauber trennen, ist eine Schätzung des nicht umlagefähigen Anteils zulässig. Die Schätzung muss nachvollziehbar sein und sollte auf einer plausiblen Grundlage beruhen – etwa dem geschätzten Zeitanteil. Ein pauschaler Abschlag ohne Begründung genügt nicht.

Fazit

Die Umlagefähigkeit hängt nicht von der Bezeichnung im Vertrag ab, sondern von der tatsächlich erbrachten Leistung. Eine getrennte Ausweisung im Dienstleistungsvertrag erspart die spätere Aufteilung und reduziert das Risiko von Einwendungen.